La désignation fait office de preuve
Pour une marchandise, la preuve est matérielle : un bon de livraison, un accusé de réception. Pour une prestation, la description portée sur la facture est souvent le seul élément qui établit ce qui a été réalisé.
Une ligne « prestation de conseil » sans détail ne prouve rien. Une ligne qui indique la nature de la mission, la période et le livrable permet de rattacher la facture à une réalité.
Les mentions spécifiques
- La nature précise de la prestation, avec la période concernée.
- Le temps passé, lorsque la facturation est horaire.
- Les frais refacturés, distincts de la prestation elle-même.
- Un éventuel acompte déjà versé, déduit du total.
- La référence au devis ou au contrat, lorsqu’il en existe un.
Acomptes et facturation partielle
Un acompte facturé avant la prestation doit apparaître clairement. Il ne s’agit pas d’un paiement sans facture : l’acompte se facture, avec sa propre facture ou sur la facture finale en déduction.
Attention à la TVA : l’exigibilité intervient en principe à l’encaissement de l’acompte, ce qui peut avancer la déclaration.
Le piège des frais refacturés
Refacturer un billet de train ou un hébergement au coût réel est possible, mais le client doit pouvoir distinguer ce qui relève de la prestation et ce qui relève du débours. Mélanger les deux dans une ligne globale rend la facture contestable et la comptabilité du client confuse.
Ce qui fait qu’une prestation est acceptée
Un client conteste rarement une facture quand il peut relier chaque ligne à quelque chose qu’il a vu. La description n’est donc pas un détail administratif : c’est ce qui évite le litige, et ce qui permet au comptable de traiter la dépense sans relance.