Deux natures, deux fonctions
Le devis propose une prestation à un prix. Il n’appelle aucun paiement au moment où il est émis. La facture constate qu’une prestation a été réalisée et demande le paiement.
Un devis accepté devient un contrat : il engage les deux parties sur le prix et la description des travaux. Une facture ne propose rien, elle réclame.
Ce qu’un devis doit contenir
Aucun texte n’impose la liste complète des mentions d’une facture sur un devis. En pratique, un devis utile porte tout ce qui évitera un litige.
- L’identification du prestataire et du client, avec les coordonnées complètes.
- La description précise de ce qui sera fait, et ce qui ne le sera pas.
- Le prix, et s’il est ferme ou révisable.
- La durée de validité du devis.
- Les conditions de paiement, y compris un éventuel acompte.
- La date et la signature du client, avec la mention « bon pour accord ».
Ce qu’un devis ne peut pas remplacer
Un devis signé ne dispense pas d’émettre une facture. Le comptable a besoin de la facture pour enregistrer le produit, et le client en a besoin pour payer.
Inversement, une facture émise sans devis préalable est parfaitement valable. Le devis n’est obligatoire que dans certains cas précis, notamment pour certains travaux du bâtiment.
Du devis à la facture
La conversion doit conserver trois choses : le client, les lignes et les prix. Ce qui change, c’est la nature du document et son numéro, qui bascule dans la série des factures.
Un devis ne consomme pas le même numéro qu’une facture, et n’entre pas dans la même série. Mélanger les deux rend la numérotation incompréhensible en cas de contrôle.