Avant d’écrire quoi que ce soit
- Vous avez un SIRET à 14 chiffres, et il est à jour sur votre avis SIRENE.
- Vous savez si vous facturez de la TVA ou si vous êtes en franchise.
- Vous avez décidé d’un délai de paiement, et vous l’écrirez.
- Vous avez un moyen de recevoir un virement, et les coordonnées sont prêtes.
Sur le document
- Un numéro unique, pris dans une série continue.
- La date d’émission.
- Votre nom, votre adresse, votre SIRET.
- Le nom et l’adresse complète du client.
- Une description assez précise pour être rattachée à la prestation.
- Quantité, prix unitaire, total hors taxes, TVA, total toutes taxes comprises.
- La date d’échéance.
- Les pénalités de retard et l’indemnité de 40 €.
- La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise.
Les erreurs qui coûtent
Elles ne coûtent pas au moment où elles sont commises. Elles coûtent trois mois plus tard, quand le comptable renvoie la facture, ou au moment d’un impayé, quand les pénalités ne sont plus réclamables.
- Numéroter les factures à la main et sauter un numéro.
- Facturer au nom d’une autre entité que celle qui a le SIRET.
- Oublier l’adresse du client en pensant que le nom suffit.
- Émettre la facture avant l’immatriculation.
Après l’envoi
Une facture émise se conserve, avec sa preuve d’envoi. Elle ne se modifie pas : une erreur se corrige par un avoir, jamais par une suppression.
Et si le paiement n’arrive pas, le premier rappel part au premier jour de retard, pas au trentième. C’est la seule habitude qui change réellement le taux d’impayés.