La charge doit être justifiée
Une charge est déductible si elle est engagée dans l’intérêt de l’exploitation, et si elle peut être justifiée. Le second point est celui qui coûte : la preuve, c’est la facture.
Une écriture sans facture, ou avec une facture dépourvue des mentions exigées, peut être écartée. La conséquence est double : réintégration de la charge dans le résultat, et remise en cause de la TVA déduite.
Ce qui est demandé en premier
- Les factures d’achat, avec les mentions complètes.
- Les justificatifs de paiement correspondants : relevé bancaire, ticket, confirmation.
- Les factures émises, dans une série continue.
- Les notes de frais, avec leur objet professionnel.
- Les contrats liés aux dépenses importantes.
Les motifs de rejet les plus fréquents
Le rejet vient rarement d’une fraude. Il vient presque toujours de la forme.
- Facture au nom d’une autre personne que l’entreprise.
- Absence de SIRET ou SIRET incomplet.
- Désignation trop vague pour établir le lien avec l’activité.
- Paiement en espèces au-delà de ce qui est autorisé, sans justificatif suffisant.
- Doublon : la même dépense comptée deux fois.
La question du délai
L’administration peut demander des pièces sur une période qui remonte à plusieurs années. Un justificatif conservé mais introuvable produit le même effet qu’un justificatif perdu.
C’est pourquoi la durée légale de conservation, fixée à dix ans pour les pièces comptables, n’a d’intérêt que si le classement permet de retrouver la pièce demandée.
Ce qu’il faut retenir
Le contrôle ne se prépare pas au moment où il arrive. Il se prépare à chaque dépense, au moment où la facture est reçue et classée. Un dossier complet ne rend pas le contrôle agréable, il le rend court.